Åpenhetsloven – hva betyr den for dere?
Åpenhetsloven (Prop.150L (2020-2021) – Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold) er vedtatt i Stortinget (juni 2021) og dette gjør at ca 8830 norske virksomheter må gjøre aktsomhetsvurderinger på menneskerettigheter i verdikjeder. Det er viktig å merke seg at interessenter nå har rett til informasjon om forhold på produksjonssteder knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr. Hvis dette skjer, skal interessentene ha svar innen 3 (tre) uker etter at forespørsel er sendt. (se pkt om plikter under). Loven trer i kraft 1 juli 2022.
Økt ansvarlighet forventes
Lovkravet er basert på et lovutkast utviklet av det regjeringsoppnevnte Etikkinformasjonsutvalget, med enkelte justeringer. Loven ble vedtatt som et resultat av økte forventninger hos myndigheter, sivilsamfunn og forbrukere til at virksomheter opptrer med økt ansvarlighet i sine verdikjeder. Samtidig er tilsvarende lovgivning under utvikling i EU og flere europeiske land.
Lovens omfang og plikter
I tillegg til de 8830 selskapene som må etterleve lovkravet, kan vi forvente at mindre virksomheter vil påvirkes indirekte, ved at større virksomheter viderefører krav til disse. Loven omfatter både private og statsforetak som tilbyr varer eller tjenester. Store virksomheter defineres som foretak som omfattes av regnskapsloven §1-5, eller som på balansedagen møter to av følgende:
De sentrale pliktene i loven er bl.a. å utføre aktsomhetsvurderinger. Hva er dette?
Kjernen i loven er plikten til å utføre aktsomhetsvurderinger for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i tråd med retningslinjer fra OECD. Dette skal ifølge loven utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Aktsomhetsvurderinger består av seks trinn (OECD Kontaktpunktet for ansvarlig næringsliv, 2019):
Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
Kort oppsummert handler aktsomhetsvurderinger om prioritering av risiko basert på alvorlighetsgrad og påvirkningsmulighet. En viktig komponent for å sikre at man prioriterer riktig, er dialog med interessenter, særlig de som berøres.
De sentrale pliktene i loven er følgende:
§4.Plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger:alle virksomheter som omfattes av loven må gjøre aktsomhetsvurderinger for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i tråd med OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper.
§5.Plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger:Virksomheter skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene som blant annet må inneholde:
Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Den skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven § 3-5.
§6. Rett til informasjon: Virksomheter som omfattes plikter å svare på forespørsler fra allmennheten med utgangspunkt i aktsomhetsvurderingen de har utført. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.
§7. Virksomhetenes behandling av informasjonskrav: Informasjon må være skriftlig og skal gis innen rimelig tid, ogsenest innen tre ukeretter at informasjonskravet er mottatt.
§9. Kontroll og håndheving: Forbrukertilsynet vil føre tilsyn, og skal kunne ilegge virksomheter tvangsmulkt og overtredelsesgebyr ved brudd på loven.
Kravet om aktsomhetsvurderinger og informasjonsplikt vil trolig føre til et økt behov for sporbarhet og transparens. Samtidig legges det opp til en evaluering av loven hvor behovet for et utvidet krav til transparens om produksjonssted vil vurderes.
Hva er aktsomhetsvurderinger?
Kjernen i loven er plikten til å utføre aktsomhetsvurderinger for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i tråd med retningslinjer fra OECD. Dette skal ifølge loven utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Aktsomhetsvurderinger består av seks trinn (OECD Kontaktpunktet for ansvarlig næringsliv, 2019):
Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
6. Kartlegg og vurder negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser. (= send egen-rapportering fra Factlines)
7. Stans, forebygg eller reduser negativ påvirkning/skade. (= analysér og definér forbedringsaktiviteter der det er påkrevd (i Factlines))
8. Overvåk gjennomføring og resultater. (= Følg opp – (også i Factlines))
9. Kommuniser hvordan påvirkningen er håndtert. (eksporter oversikter fra Factlines, og sy sammen deres egen rapport for intern og ekstern bruk.)
10. Sørg for, eller samarbeid om gjenoppretting der det er påkrevd. (Dere kan dokumentere alt i Factlines som et viktig bevis på samarbeidet)
Kort oppsummert handler aktsomhetsvurderinger om prioritering av risiko basert på alvorlighetsgrad og påvirkningsmulighet. En viktig komponent for å sikre at man prioriterer riktig, er dialog med interessenter, særlig de som berøres.
Er norske virksomheter rigget for nye krav?
Erfaringen er at enkelte virksomheter allerede er godt i gang med å forberede seg på ny lovgivning, mens andre fortsatt har en vei å gå i å etablere eller tilpasse sitt arbeid for å være i tråd med lovens krav. Arbeidet krever involvering av både ledelse og flere avdelinger internt. Ressursene dette krever vil avhenge av virksomhetens modenhet innenfor bærekraft generelt og aktsomhetsvurderinger spesielt.
Det er vesentlig at ledelsen i virksomheten gjøres kjent med loven og dens plikter på et overordnet nivå. Dette for å sikre at man får avsatt tilstrekkelig med ressurser til arbeidet. En analyse av hvordan eksisterende policyer, systemer og rutiner svarer ut både lovkrav og selve metodikken for aktsomhetsvurderinger, som definert av OECD og FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, vil gi et godt utgangspunkt for å identifisere hvor det er nødvendig med tiltak. Det er spesielt viktig å inkludere avdelinger og funksjoner relatert til leverandørkjede; innkjøp, produkt – og tjenesteutvikling, samsvar(compliance), kvalitet, bærekraft, logistikk osv.
Virksomheter som ikke har gjennomført en aktsomhetsvurdering vil måtte gjøre dette. En rekke virksomheter vil trolig ha behov for å oppdatere eksisterende risikovurderinger, som danner grunnlaget for aktsomhetsvurderingen. Det kan være nødvendig med intern opplæring i hva forskjellige funksjoners rolle i aktsomhetsvurderingene vil være.
Det må påses at informasjon på nettside, og potensielt i årlig bærekraftrapport, imøtekommer kravene i loven.
Aktsomhetsvurderinger i årlig bærekraftrapportering
En viktig del av aktsomhetsvurderingen er kommunikasjon av prioritert risiko, tiltak og effekt av disse. Det er et pågående arbeid hos Global Reporting Initiative hvor både de universelle standardene og emnespesifikke standardene på menneskerettigheter er under revidering.
Formålet med oppdateringene er å styrke rapportering knyttet til aktsomhetsvurderinger og redegjørelse av forhold knyttet til menneskerettigheter slik at disse reflekterer internasjonale instrumenter som FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og veiledning fra OECD.
For virksomheter som rapporterer på bærekraft bør man sikre at rapporteringsstrukturen ivaretar både lovkrav og forventninger fra interessenter om aktsomhetsvurderinger på menneskerettigheter, samfunn og miljø.
Utviklingen i Europa
Plikten til å utføre aktsomhetsvurderinger er i tråd med utviklingen i Europa. Tyskland har nylig vedtatt en lov med flere likhetstrekk, og flere land, blant annet Finland og Nederland, utreder lignende lovgivning.
Samtidig utarbeider EU-kommisjonen et utkast til direktiv under «EU Sustainable Corporate Governance Initiative», som vil pålegge virksomheter å utføre aktsomhetsvurderinger som dekker menneske- og arbeidsrettigheter, klimaendringer, miljø, antikorrupsjon, hvitvasking og andre økonomiske misligheter, i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Lovutkastet forventes i løpet av høsten 2021 og vil trolig sette tydelige forventninger til hvordan aktsomhetsvurderinger skal utføres. EU-parlamentet har for eksempel foreslått en plikt til å involvere berørte interessenter.
