+47 482 03 000 · info@factlines.com

Factlines i media

Factlines en av leverandørene i stor rammeavtale med Oslo kommune og nær 180 offentlige virksomheter, Factlines, november 2017

Flbannernov2017

Factlines en av leverandørene i stor rammeavtale med Oslo kommune og nær 180 offentlige virksomheter

Last ned PDF

En samarbeidsgruppe bestående av BDO AS, Inventura AS, Factlines AS og Scanteam AS har vunnet en av tre rammeavtaler for bistand til oppfølging av sosiale- og miljøkrav i vareleveranser.

Oslo kommunes Utviklings- og kompetanseetaten har nå gått til anskafelse av bistand for å følge opp sosiale- og miljøkrav i vareleveranser. Nær 180 offentlige virksomheter har knyttet seg til avtalen og kan benytte den. Det dreier som om å sikre overholdelse av menneske rettighetskonvensjoner, arbeidstakerrettigheter, miljøkrav og antikorrupsjon i vareleveranser.

”Vi er strålende fornøyd med at samarbeidsgruppen vår er en av leverandørene som Oslo kommune tegner avtale med”, sier daglig leder Siri Engesæth i Factlines. ”Factlines er utviklet for å kunne dekke behovene til offentlige innkjøpere like godt som private gjennom OFU-prosjektet vi hadde med HelseSørØst. Det er viktig at oppfølging av sosiale- og miljøkrav ikke blir altfor komplisert, men at det gir reelle forbedringer. Her kan vårt team gi råd og oppfølgingstjenester med støtte i en effektiv digital løsning noe som gir unikt rask og rimelig oppstart på et utfordrende område.”

Oppfølging av sosiale- og miljøkrav er innskjerpet i siste Lov om offentlige anskaffelser §5. Se https://www.anskaffelser.no/sosialt-ansvar

De øvrige to selskapene som nå har inngått rammeavtale med Oslo kommune er DNVGL og PWC.

Kontaktperson hos Factlines: Daglig leder Siri Engesæth, mobil 90114675 www.factlines.com

Faktaboks om partene i samarbeidet 

BDO er ledende innen revisjon, regnskap, rådgivning og advokattjenester i Norge. BDO i Norge har over 1400 ansatte og mer enn 70 kontorer over hele landet. BDOs rådgivningsavdeling består av cirka 140 personer. Kundene er alt fra store, verdensomspennende selskaper til små og mellomstore bedrifter innen både privat og offentlig sektor. Internasjonalt er BDO til stede i 154 land og teller i overkant av 64 000 ansatte.

Inventura er Norges største konsulentselskap spesialisert innenfor innkjøp, kostnadsstyring og leverandørrelasjoner. Inventura bistår både private og offentlige virksomheter med å gjøre gode innkjøp med blant annet strategisk rådgivning, praktisk gjennomføring av anskaffelser, juridisk rådgivning, kvalitetssikring og kurs og kompetanseprogrammer. Selskapet har cirka 75 høyt utdannete medarbeidere med bred praktisk erfaring.

Factlines er spesialister på oppfølging av etiske krav. De er en uavhengig, norskeid løsningsleverandør, som rådgir på samfunnsansvar med støtte i egenutviklede systemer for effektiv informasjonshåndtering og flyt i leveransekjeder. Factlines har omtrent 12 ansatte.

Responsible Business Advisors (RBA) er et forretningsområde under konsulent- og rådgivningsfrmaet Scanteam AS. RBA kjernevirksomhet er å støtte virksomheter som operer i, og/eller anskaffer varer og tjenester fra komplekse markeder i å etterleve krav og forventninger i nasjonale og internasjonale konvensjoner, standarder, rammeverk og retningslinjer for ansvarlig næringsliv.

Sosiale- og miljøkrav

Innsikt avtar og risiko øker for hvert ledd i kjeden. Krav til kontroll at man kan følge leveransekjeden fra kilde/produsent til egen virksomhet.

Alle bedrifter må opprettholde etiske, miljømessige og sosiale standarder.

Millum AS og Factlines har inngått samarbeidsavtale

Millumbilde

Millum AS og Factlines har inngått samarbeidsavtale

Formålet med samarbeidsavtalen er å styrke arbeidet med å dokumentere produkters reise i hele verdikjeden. Avtalen gir en unik mulighet for leverandørene som er tilknyttet Millum til å kunne dokumentere og fremvise sitt samfunnsansvar overfor innkjøpere.

Last ned PDF

Samfunnsansvar satt i system

Dette vil gjøre det enkelt for innkjøpere å velge samfunnsansvarlig når det skal handles til storhusholdningssegmentet, sier Knut Øksby, styreleder i Millum og Siri Engesæth, daglig leder Factlines.

Gjennom avtalen knytter Millum til seg viktig ekspertise fra en av de store og ledende aktørene innen etisk handel og samfunnsansvar.

– Dette er veldig spennende og viktig for oss i Millum. Vi ønsker å være aktøren som gir kjøperne mulighet til å ta velinformerte og gode valg. Med dette  samarbeidet kan vi gi våre kunder det de etterspør – informasjon om varens reise gjennom hele verdikjeden, forteller Knut Øksby i Millum.

Enklere å overholde lover

Både Millum og Factlines arbeider for at innkjøperne kan ta velinformerte valg og at leverandørene kan dokumentere og synliggjøre sitt arbeid med etiske og samfunnsmessige oppgaver overfor innkjøperne. Dette har til nå vært utfordrende og tidkrevende for aktørene i verdikjeden.

Gjennom løsningen vi leverer kan leverandørene få synliggjort sine resultater i portalen direkte til alle innkjøperne. Dette gir innkjøperne mulighet til å ta velinformerte valg uten at det kompliserer deres arbeid.

Tar du samfunnsansvar på alvor må du ha god utveksling av informasjon med dine leverandører. Det bidrar vi til på en effektiv og tidsbesparende måte. Skal du overholde den nye Lov om offentlige anskaffelser §5 og tilsvarende EU-direktiv, må du kunne dokumentere system og rutiner for å overholde menneskerettighetene, forteller Engesæth i Factlines.

Millumbilde2

Tre skal hjelpe 180 med å følge opp miljø og sosiale krav i sine avtaler av Lennart Hovland, Anbud 365, 14. november 2017

Screen Shot 2017-10-13 at 12.03.05

Tre skal hjelpe 180 med å følge opp miljø og sosiale krav i sine avtaler

Les artikkelen på nettside 

 

En rammeavtale som Oslo kommune nettopp har inngått, gjør det lettere for nærmere 180 offentlige virksomheter å følge opp sine kontrakter når det gjelder miljø og sosiale krav. Tre leverandører skal hjelpe til: 1. DNV GL Business Assurance Norway AS, 2. PricewaterhouseCoopers AS og 3. BDO AS.  Den høyest rangerte leverandøren ved tildeling av rammeavtale har status som A-leverandør og de øvrige som B-leverandør, C-leverandør osv.

Formålet med rammeavtalen er i utgangspunkt å dekke Oslo kommunes behov for bistand i hele prosessen med kontraktsoppfølging av sosiale- og miljøkrav i vareleveranser, fra oppbygging av egne rutiner og systemer for kontraktsoppfølging til revisjon av kontraktskrav.Avtalen skal dessuten bidra til at deltakerne på rammeavtalen enklere kan anskaffe bistand til å påse at leverandørene ivaretar sosiale- og miljøkrav i egen virksomhet og i leverandørkjeden for varer. Med sosiale krav menes her krav til å respektere grunnleggende menneskerettigheter og ILOs kjerneverdier.

178 offentlige virksomheter

I tillegg til Oslo kommune er det nå 178 kommuner/kommunale foretak, fylkeskommuner, departementer og statlige etater som har sluttet seg til avtalen gjennom å levere tilslutningserklæringer. I tillegg har drøyt 15 medlemmer av Grenlandkommunenes innkjøpsenhet (GKI) opsjon på å tiltre avtalen.Det er svært usikkert hva omfanget av etterspurte tjenester vil være, heter det i konkurransegrunnlaget. Gjennomføringen av kommunereformen kan på flere måter gi endringer i deltakerlisten: Som følge av kommunesammenslåing kan navn på kommuner endres, nye kommuner vil tiltre avtalen via sammenslåingen og andre vil tre ut av avtalen på grunn av sammenslåing med andre kommuner.

10 – 30 avrop

Oslo kommune anslår at det vil bli foretatt 10 – 30 avrop av ulik størrelse i løpet av avtalens første år, men at omfanget deretter vil øke. Anslaget er bare retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver, ifølge konkurransegrunnlaget.Rammeavtalen gjelder i 2 år fra kontraktsinngåelse. For avtalen gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen for ytterligere inntil 1+1 år på uendrede vilkår. Det vil bli benyttet både minikonkurranse og direkte avrop.

Fem tilbud – og vektingen

Det kom inn fem tilbud i den åpne anbudskonkurransen, hvorav to ble avvist på grunn av manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Følgende kriterier og vekting er lagt til grunn: Pris vektet 40 %, kompetanse tilbudt personell vektet 35 % og oppdragsforståelse vektet 25 %.I teamet bak BDO AS finnes for øvrig bl.a. Factlines, som tidligere i et OFU-prosjekt i samarbeid med Helse Sør-Øst utviklet et digitalt verktøy som gjør at man på en trygg og effektiv måte kan spore sin leverandørkjede bakover for å avdekke om kravene  til samfunnsbevissthet ivaretas.

Indspark: Når CSR bliver et spørgsmål om sikkerhedspolitik af Dagny Nome, CSR.dk, 6. november 2017

CSR.dk

Indspark: Når CSR bliver et spørgsmål om sikkerhedspolitik

Læs artiklen på hjemmesiden

Sagen om flådefartøjet Lauge Koch er på mange måder ekstraordinær, men viser samtidig, at kontrol med leverandørkæden er svært, uanset om det er en iPhone eller et inspektionsfartøj til den danske flåde.

Historier om underleverandører, der ikke lever op til ordregiverens krav om ansvarlig adfærd, er efterhånden et tilbagevendende syn i de danske medier. Og det til trods for, at CSR og bæredygtighedsområdet har udviklet sig enormt i løbet af en kort årrække. Det går godt på hjemmefronten, når det f.eks. handler om energioptimering og at nedbringe miljøpåvirkning, men når det gælder leverandørkæden, har mange virksomheder svært ved at føre systematisk opfølgning og kontrol.

Også det danske forsvar, der nu er kommet i skudlinjen, har taget økologi og energieffektivitet til sig, og er blevet grønt i mere end én forstand. Men når det kommer til deres kerneydelse, har den manglende kontrol med underleverandører fået alvorlige konsekvenser. Udover de etiske aspekter ved at lade nordkoreanske tvangsarbejdere tjene udenlandsk kapital hjem til det brutale styre, er det selvsagt uacceptabelt ud fra et rent forsvarsmæssigt synspunkt, at  nordkoreanske arbejdere har kravlet rundt i de mindste hulrum på et dansk flådefartøj, fordi de var meget mindre end deres polske kolleger, som DR-dokumentaren malerisk fortalte det.

Forpligtelser til UN Guiding Principles
Ud fra et etisk-, CSR-mæssigt og nu altså også sikkerhedspolitisk perspektiv, er mangelfuld kontrol med leverandørkæden et risikoområde. Men det er også problematisk ud fra den betragtning, at virksomheder såvel som det offentlige er forpligtede til at udvise ‘due dilligence’, eller rettidig omhu på godt dansk.

Det har de pligt til ifølge FNs retningslinjer for menneskerettigheder og erhverv, og derfor er det ikke længere tilstrækkeligt efterfølgende at sige, at det var man ikke bekendt med, da princippet om rettidig omhu betyder, at ordregiveren har et ansvar, uanset hvor i leverandørkæden skaden er sket. Det er altså ikke længere et tilvalg, men et krav, at man på forhånd adresserer risici i sin produktionskæde.

Den globale virkelighed
Indtil for nyligt havde vi stadig et fungerende skibsværft, Lindø Værftet, der som deres sidste opgave leverede tre fregatter til det danske forsvar. Nu er værftet lukket, og derfor må forsvaret se sig om efter nye samarbejdspartnere. Valget i denne sag faldt på en leverandør, der har mere erfaring med at bygge fiskekuttere end store flådefartøjer, og det er måske derfor, at de har måttet udlicitere dele af produktionen. Og på den måde er dårlig kontrol med underleverandører blevet til i en militær trussel.

Men løsningen er ikke at rulle udviklingen tilbage. I stedet skal bedre værktøjer til kontrol med underleverandører udvikles og tages i brug. Verden er i dag global, og varekæderne strækker sig jorden rundt. Det stiller krav til at have enkle og billige værktøjer til at kontrollere underleverandører.

Factlines er et digitalt værktøj til at sikre, at underleverandører lever op til de krav om CSR og bæredygtighed som kunden stiller. Vi hjælper med at gøre det lettere og billigere at sikre, at virksomheder og offentlige ordregiveres værdier når ud i hele produktionskæden.

Læs mere på Factlines.com

Oppfølgingsteam sjekker arbeidsforhold ved fabrikker i Mellom–Amerika av Lennart Hovland, Anbud 365, 14. september 2016

Anbud365

Oppfølgingsteam sjekker arbeidsforhold ved fabrikker i Mellom–Amerika

Les artikkelen på nettside 

Helse Sør-Øst sjekker arbeidsforhold i Mellom-Amerika. Et oppfølgingsteam besøker i disse dager aktuelle fabrikker til tre leverandører. Det er ingen tredjeparts revisjon, men oppdager man brudd eller får mistanke om brudd, settes slik i gang. Lav minstelønn gjør at lønn og overtidsproblematikk er særlige utfordringer.

Besøket som Helse Sør-Øst og deres tjenesteleverandør Sykehuspartner gjør, gjelder oppfølging av strenge krav til arbeidsrettigheter og menneskerettigheter. Fabrikkene ligger i lavkostlandene Mexico og Den Dominikanske Republikk og leverer medisinske forbruksvarer til sykehusene i Sør-Øst.

– Dette er ikke tredjepart revisjon som vi har gjort før, men et besøk, forteller fagsjef Samfunnsansvar i Helse Sør–Øst, Grete Teigset Solli. Vi snakker med en del arbeidere, men mer med med toppledelsen og ledelsen av de ulike avdelingene. Vi treffer selvsagt mange av arbeiderne mens vi går rundt på fabrikken og ser på produksjonen, i kantina osv.

Tredjeparts revisjon

Hun fremhever at hvis de finner store brudd eller får mistanke om brudd, setter de i gang en tredjeparts revisjon. Da gjøres en mye grundigere undersøkelse enn når det bare er snakk om et besøk. I en tredjeparts revisjon vil revisor også snakke med et stort antall ansatte.

– Vi ønsker å bidra til forbedringer og vil samarbeide med våre leverandører slik at det blir forbedringer på disse fabrikkene hvis vi finner brudd på arbeids- eller menneskerettigheter, poengterer Solli.

I tillegg til Solli er også avtaleforvalter Pia U. Trulsen og kategorisjef Øystein Roll fra Sykehuspartner med på turen. Solli beskriver et godt samarbeid med de tre norske leverandørene: – De har vært veldig imøtekommende og hjelpsomme og deltar med egne folk fra Norge på alle tre fabrikkene. Det er satt krav til etisk handel i kontraktene med disse tre leverandørene. Alle tre har kontraktskrav (standard), men en også som kvalifikasjonskrav (prosedyrepakker).

Samarbeid med Sverige

De tre leverandørene leverer også til svenske sykehus, og en representant fra Sverige er derfor med på turen. Helse Sør-Øst har for øvrig en samarbeidsavtale med Stockholm län.

Helse Sør-Øst har stilt etiske krav helt siden 2009 og gjort mange oppfølginger i Asia. Nå var ønsket å lære mer om fabrikker i Mellom- og Sør–Amerika. Risikoanalyser av arbeidsforhold ble gjort på forhånd. Det avdekket stor risiko for brudd både i Mexico og Den Dominikanske Republikk.

Avtaleforvalter Trulsen sier det først og fremst er de strenge kvalifikasjonskravene i en anskaffelse av prosedyrepakker som gjorde at man snudde seg vestover denne gangen. – Når vi setter etiske krav som kvalifikasjonskrav, har vi en særlig plikt til å sjekke leverandørkjeden, påpeker hun, men det ligger også et ønske om å se nærmere på arbeidsforhold i andre lavkostland enn Asia.

Ikke levelønn

Reisen begynte i Ciudad Juarez i Mexico rett over grensen for El Paso. Byen som var regnet som en av verdens farligste byer for bare få år siden, er vesentlig tryggere nå. Byen er et svært viktig industriområde, og har et stort antall industriparker hvor det produseres varer til det nord-amerikanske markedet og verden ellers. – Minstelønn i Mexico er på 73 pesos per dag, noe som tilsvarer ca. 40 kroner. Dette er ikke en levelønn, slik at lønn og overtidsproblematikk er særlige utfordringer.

– Våre leverandørers fabrikker lå langt over minstelønn heldigvis, understreker Solli. Derimot var det bare en av fabrikkene som hadde fagforening. – Det er bare 10% av fabrikkene i denne byen som har fagforening, sier hun, og vår anbefaling til den ene fabrikken var å oppfordre de ansatte til å danne en fagforening. All vår erfaring sier at fabrikker med en velfungerende fagforening har større fokus på arbeidsrettigheter.

Det er praksis i Helse Sør–Øst RHF at alle leverandører blir fulgt opp i leverandørmøter, som en del av ordinær leverandøroppfølging. Alle må dessuten besvare et skjema med spørsmål knyttet til oppfølging av etisk handel. Factlines oppfølgingsportal legges til grunn. Et mer komplekst skjema sendes de leverandørene som har bedt fabrikkene besvare slike spørsmål – også dette gjennom Factlines. Begge skjemaene, som dekker et bredt felt innen arbeids- og menneskerettigheter er utviklet av Initiativ for etisk handel.

Innovasjon gav digitalt verktøy for sjekk av samfunnsansvar av Lennart Hovland, Anbud 365, 19. april 2016

cropped-anbud365-logo-1

Innovasjon gav digitalt verktøy for sjekk av samfunnsansvar

Les artikkelen på nettside

– Løsningen er en digital og lite ressurskrevende løsning for kontroll av leverandører og leverandørkjeder, sier daglig leder i Factlines AS, Siri Engesæth.

Flere og flere innser at det er kritisk viktig å vite mest mulig om etterlevelse av samfunnsansvar i sin leverandørkjede. En enkel, digital – og sikker – løsning på denne utfordringen er utviklet i samarbeid mellom Helse Sør–Øst, Nasjonalt program for leverandørutvikling, Innovasjon Norge og Factlines AS. Kunne den ha hjulpet DnB, tro?

Det kan kaste av seg å være i markedet med en innovativ løsning. Spesielt når det gjelder en hjørnesten i private og offentlige virksomheters samfunnsansvar. Spør Factlines AS, som er ekspert på sikker kommunikasjon på nett. Løsningen deres er et digitalt verktøy som gjør at du på en trygg og effektiv måte kan spore din leverandørkjede bakover for å avdekke om dine krav til samfunnsbevissthet ivaretas.

De hele startet med en kontakt til Helse Sør–Øst, som i flere år har vært en pådriver for etisk handel. Da var Factlines AS alt i gang med å utvikle sitt verktøy. Med globale leverandørkjeder blir løpende kontroll med de enkelte leverandørers etterlevelse av f.eks. ILOs kjernekonvensjoner mer enn krevende. Behovet var et verktøy som kunne følge opp flere leverandører mer rasjonelt og lette innrapporteringen fra leverandørene.

Helse Sør–Øst

Helse Sør-Øst fattet interesse og gjennom et OFU–prosjekt (offentlig forsknings– og utviklingsprosjekt) begynte utviklingen av løsningen. Prosjektet var samtidig en såkalt pilot i Nasjonalt program for leverandørutvikling. Tre leverandører ble plukket ut som «prøvekaniner», og i februar 2015 forelå en prototyp av verktøyet. Innovasjon Norge kom med finansiering.

Etter kontrakten med Helse Sør–Øst er så vel Oslo kommune som NHO reiselivs innkjøpskjede brukere av verktøyet Factlines. Flere andre private som offentlige virksomheter har i tillegg vist interesse. Helse Sør–Øst har i tillegg fornyet hos Factlines. Daglig leder i Factlines AS, Siri Engesæth:

Digital og lite ressurskrevende

– Løsningen er en digital og lite ressurskrevende løsning for kontroll av leverandører og leverandørkjeder. Interesserte innkjøpere tegner abonnement på løsningen på nett, og fyller inn og oppdaterer nødvendig informasjon om seg selv. Tilsvarende gjør leverandører. Informasjonen som gis, deles ikke med andre med mindre informasjonseieren gir tillatelse til det. På denne måten kan oppdragsgivere løpende hente informasjon om hvordan leverandørenes ivaretar de sosiale kravene som er stilt. Gis det feilaktige opplysninger og det blir oppdaget under en inspeksjon i marken, vet leverandørene at faren for å miste kontrakt er overhengende.

Det dreier seg om å få korrekt informasjon lengst ned i leverandørkjeden. På den måten kan man få rapport om den faktiske tilstanden og gjøre oppfølging i pakt med det. Det er en effektiv måte å redusere risiko på.

En «light–versjon»

Siden den første kontrakten med Helse Sør–Øst for et knapt år siden er løsningen videreutviklet. Nå foreligger også et enklere grensesnitt – en «light–versjon» – som gjør det mulig å få god dokumentasjon. Dermed kan også de som ikke er i behov av mer omfattende rapporter etc. gjennom bruk av verktøyet få mer kontroll på risikoen.

– Dette har en etisk side og en omdømmeside, påpeker Engesæth. La oss si at dersom DnB hadde benyttet vårt verktøy ville de raskt ha fått oversikt over de 1600 selskapene på samme gateadresse. Det kunne nok ha vært greit å kjenne til!

Øker innsatsen for samfunnsansvar av Svein Jørgen Kjenner Johansen, 28. oktober 2015

Øker innsatsen for samfunnsansvar

Les artikkelen på nettside

Konserninnkjøp har etablert en egen faggruppe for samfunnsansvar, ansatt koordinator, og tester for tiden et nytt verktøy for kontraktsoppfølging av etiske krav.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Verktøyet er Factlines, et norskutviklet program for samfunnsansvarsrapportering og oppfølging av sosialt ansvar og miljøhensyn.

– Programmet ble utviklet i samarbeid med Helse Sør-Øst som en offentlig forsknings- og utviklingskontrakt, og legger til rette for en helhetlig og sømløs oppfølging av leverandørenes samfunnsansvar basert på egenrapportering, sier koordinator Katja Khardikova i Konserninnkjøp.

Kravene er definert
– Hvordan skiller det seg ut fra måten dette gjøres i dag?

– Krav og rutiner for å ivareta sosiale hensyn i vareanskaffelser er allerede på plass. Byrådens sak 3/2012 slår blant annet fast at leverandører til Oslo kommune skal arbeide for å ivareta ILOs kjernekonvensjoner i hele leverandørkjeden. Basert på en konkret risikovurdering ber vi leverandørene om å utfylle egenrapporteringsskjema. Utfordringen er at det hele er Word-basert p.t., sier Khardikova.

Mangler system for samfunnsansvarsoppfølging
Word-basert betyr i denne sammenhengen at skjemaer stadig må opprettes, utfylles og bearbeides manuelt. Teknologien hjelper oss ikke til å drive rapportering og oppfølging på en effektiv og kvalitetssikret måte.

– Samfunnsansvar er et særdeles viktig fagfelt for kommunen, men også svært krevende. Vi påtar oss ansvaret for å kontrollere forhold som bokstavelig talt kan være langt unna. Et fagsystem for ikke-finansiell rapportering gir oss anledning til å systematisere informasjon, automatisere risikovurderinger og  bygge opp en erfaringsdatabase, sier Khardikova.

Gir anbefaling i vår
– Hvilken betydning får dette for kommunens øvrige virksomheter?

– Vi tester verktøyet på våre eksisterende samkjøpsavtaler for varer frem til årsskiftet. Det er også potensial for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår i kontrakter for tjenester, bygg og anlegg. Dette kommer vi tilbake til i vår, når vi har testet og kvalitetssikret verktøyet, sier Khardikova.

Høye ambisjoner
Hun vil gjerne ha beskjed fra innkjøpermiljøene i kommunen om hvilke erfaringer folk sitter med når det gjelder oppfølging av samfunnsansvar i leverandørkjeder.

– Det er også viktig for meg å nevne at vi i Konserninnkjøp ønsker å bidra med faglig støtte for enheter som føler behov for det. Samfunnsansvar er et fagområde hvor man aldri kommer «i mål», og kommunens forpliktelser på feltet er ambisiøse, sier hun.

Verktøy forenkler oppfølging av etisk handel. Difi nyhetsbrev, 21. august 2015

DIFI:anskaffelser logo

E–verktøy forenkler oppfølging av etisk handel

Les artikkelen på nettside 

I et halvt år har Helse Sør–Øst brukt et elektronisk verktøy i oppfølging av etisk handel. De har stor tro på dette – det forenkler og gir bedre kontroll gjennom leverandørkjeden.

Publisert:

Utviklingen av verktøyet startet etter at helseforetaket ble kontaktet av et privat firma mot slutten av 2011. Et offentlig forsknings– og utviklingsprosjekt (OFU–prosjekt) kom i gang. Tre av Helse Sør–Østs leverandører ble plukket ut som prøvekaniner, og i februar 2015 forelå en prototyp av verktøyet. Innovasjon Norge deltok med finansiering. Prosjektet var samtidig en såkalt pilot i Nasjonalt program for leverandørutvikling.

Helse Sør-Øst har benyttet verktøyet i et halvt års tid, og spesialrådgiver miljø og samfunnsansvar, Grete Teigset Solli, er godt fornøyd: – Dette gjør avtaleoppfølgingen langt enklere. Nå kan vi sende egenrapporteringsskjema til alle på en gang, og ikke til en og en av gangen. Utfylte skjemaer går direkte inn i risikodelen av verktøyet. Det gir oss bedre kontroll.

Leverandørene får tilsendt en link de kan åpne og føre inn sine svar gjennom. Noen av leverandørene har også kjøpt seg inn i løsningen, og svarer gjennom den. Helse Sør–Øst planlegger i høst å ta i bruk en ny modul. Her kan man legge inn møtereferater til godkjennelse, eventuelle tiltaksplaner som oppfølging av møtene med en enkelt leverandør og lignende.

– Vi har stor tro på systemet, og vil senere ta det i bruk i avtaleoppfølgingen generelt.  Brukerterskelen for den enkleste av modulene i systemet er enkel og gratis. Den er helt grei til bruk til avtaleoppfølging. Har man større ambisjoner og ønsker å ta i bruk mer krevende moduler i systemet, trengs nok et kurs først, sier Solli.

Leverandørene synes å motta systemet på en positiv måte. Riktignok er det ikke all verdens erfaringer hittil, men de er så langt gode. – Vi tror at både leverandører og underleverandører etter hvert vil ta systemet i bruk. Noen vil sikkert klare seg med den enkle versjonen som er gratis, og det holder jo for å kunne svare opp oss, sier Solli. Men de som har mer kompliserte leverandørkjeder, vil kanskje se nytten av å ta i bruk flere moduler selv.

Innovativ, nettbasert kontroll med etisk handel. Nasjonalt program for leverandørutvikling, 10. juni 2015

NasjProgrForLvrnder

Innovativ, nettbasert kontroll med etisk handel

Les artikkelen på nettside 

Helse Sør–Øst har tatt et nytt skritt for bedre kontroll med deres leverandører, verden rundt etterleves kravene til etisk handel. Et nytt, nettbasert verktøy er tatt i bruk. Det gir mye enklere oppfølging og oppdatert info. Prosjektet har vært pilot hos Nasjonalt program for leverandørutvikling.
10.06.2015
Helse Sør–Øst har i flere år vært en pådriver for etisk handel. Med globale leverandørkjeder blir løpende kontroll med de enkelte leverandørers etterlevelse av f.eks. ILOs kjernekonvensjoner mer enn krevende. Behovet var et verktøy som kunne følge opp flere leverandører mer rasjonelt og lette innrapporteringen fra leverandørene.

Mot slutten av 2011 ble helseforetaket kontaktet av Factlines AS. De var alt i gang med å utvikle et verktøy som syntes egnet, og et OFU–prosjekt ble etablert. Tre leverandører ble plukket ut som «prøvekaniner», og i februar 2015 forelå en prototyp av verktøyet. Innovasjon Norge kom med finansiering.

Prosjektet var samtidig en såkalt pilot i Nasjonalt program for leverandørutvikling. Dette var i et annet stadium i en innovasjonsprosess enn hva programmet vanligvis befatter seg med. Imidlertid begynner 80 prosent av innovasjonsprosjektene knyttet til det offentlige slik. Programmets interesse var å utvikle en metode for før–kommersiell anskaffelse der anskaffelsen er begynt hos leverandøren.

– Vi kan nå effektivisere og profesjonalisere arbeidet med etisk handel ytterligere. Oppdatert informasjon om hele leverandørkjeden er nødvendig for å få til en skikkelig oppfølging av etisk retningslinjer. Regneark og e-post blir utilstrekkelig etter hvert, sier Grete Solli, spesialrådgiver for miljø og samfunnsansvar i Helse Sør-Øst RHF.

øsningen er en digital og lite ressurskrevende løsning for kontroll av leverandører og leverandørkjeder. Interesserte innkjøpere tegner abonnement på løsningen på nett, og fyller inn og oppdaterer nødvendig informasjon om seg selv. Tilsvarende gjør leverandører. Informasjonen som gis, deles ikke med andre med mindre informasjonseieren gir tillatelse til det. Factlines AS er ekspert på sikker kommunikasjon på nett.

– På denne måten kan oppdragsgivere løpende hente informasjon om hvordan leverandørenes ivaretar de sosiale kravene som er stilt. Gis det feilaktige opplysninger og det blir oppdaget under en inspeksjon i marken, vet leverandørene at faren for å miste kontrakt er overhengende. Det er basert på tillit, konstaterer daglig leder i Factlines AS, Siri Engesæth.

Nytt verktøy gir løft for etisk handel av Helse Sør-Øst RHF, 28. mars 2015

HSOlogo

Nytt verktøy gir løft for etisk handel

Lest artikkelen på nettside  

Helse Sør-Øst og Sykehuspartner tar i bruk et nytt verktøy som skal sikre at varene som kjøpes inn er produsert etter etiske retningslinjer. Lanseringen fant sted på konferansen ”Det du ikke vet kan andre ha vondt av…” som samlet en rekke deltakere rundt temaet etisk handel.

Av Helse Sør-Øst RHF

Etter to års arbeid med et OFU-prosjekt (ordningen for forsknings- og utviklingskontrakter), blant annet støttet av Innovasjon Norge, lanserte Helse Sør-Øst RHF sitt nye verktøy for leverandøroppfølging og innkjøp av varer produsert etter etiske retningslinjer.

-Jeg vil gratulere, sa stortingsrepresentant Kristin Ørmen-Johnsen (H) i sitt innlegg. Ørmen-Johnsen var statssekretær i Kommunaldepartementet under Kjell Magne Bondeviks andre regjering og har også tidligere vært styreleder i Vestre Viken.

-Prosjektet er et “beste praksis”-eksempel på et OFU-prosjekt som har lykkes, og som har gitt et verktøy som virkelig trengs. Sporbarhet og transparens er svært viktig. Det er ikke bare trusler fra land langt borte. Det finnes eksempler på menneskehandel og sosial dumping i vårt eget land, så vi må også feie for egen dør, sa Ørmen-Johnsen.

Kjetil Istad, direktør for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF, forklarte hvorfor helsregionen ønsker å være en pådriver for etisk handel.

-Helse Sør-Øst handler for mer enn 20 milliarder kroner i året. Vi ønsker å bruke denne innkjøpsmakten til å gjøre en forskjell, sa Istad. Han tror det nye verktøyet vil effektivisere jobben for å sikre etisk handel.

-Vi kan nå effektivisere og profesjonalisere arbeidet vårt med etisk handel ytterligere. Dette blir bra!, sa Istad.

Med som innleder var også Grete Solli, spesialrådgiver for miljø og samfunnsansvar i Helse Sør-Øst RHF og leder for det aktuelle prosjektet. Hun var særlig opptatt av at man trenger oppdatert informasjon om hele leverandørkjeden for å få til en skikkelig oppfølging av etisk retningslinjer.

-Regneark og e-post blir utilstrekkelig etter hvert. I Helse Sør-Øst tar vi kjernevirksomheten vår – helse – på alvor, og da vil vi heller ikke ignorere utfordringer i produksjonskjeden, sa Solli. Hun høstet ros for å være en krevende kunde og primus motor å få på plass en digital, effektiv, løsning for kontroll av leverandører og leverandørkjeder.

André Hoddevik, seksjonssjef i Difi, holdt et innlegg  om hvordan økte krav til rapportering og dokumentasjon nå fordrer gode, effektiv, digitale verktøy og strukturert informasjon:

-Dette verktøyet senker terskelen for å jobbe med samfunnsansvar, og også andre viktige områder som miljø og arbeidsforhold, uten å forvanske innkjøpsprosessene og uten å lage handelsterskler, sa Hoddevik. Han er også generalsekretær for EU-initiativet Open Peppol.

Fakta:

Løsningen bygger på inngående kjennskap til sporbarhet og behovet for løsninger som kan håndtere komplekse leverandørkjeder og store mengder varer og tilhørende data. Helse Sør-Øst sine leverandører  trenger kun en internettforbindelse for å legge inn sine kvalifikasjoner.

Det er krevende for store innkjøpere å samle informasjon fra ulike standarder i komplekse globale verdikjeder. I løsningen snur man ansvaret for registrering og oppdatering av data til leverandøren og innkjøperne får dermed oppdatert informasjon uten å kompromittere sensitiv informasjon.

Leverandøren av løsningen er Factlines er en uavhengig, norsk løsningsleverandør. Personene bak har jobbet med sporbarhet, miljø og samfunnsansvar i 15 år.

LinkedIn for produkter av Synnøve Prytz Berset, Matindustrien, 6. februar 2014

new_logo

Les artikkelen her 

LinkedIn for Produkter

av Synnøve Prytz Berset

Forenkling og effektivisering er stikkord for den webbaserte tjenesten Factlines. – Informasjonen må flyte mer og mer åpent, sier CEO i Factlines, Ole-Henning Fredriksen.

Seminarprogrammet den første dagen av Mat & Emballasje omhandlet temaet sporing gjennom verdikjeden.

Factlines hjelper bedrifter med styring og samsvar i komplekse leveransekjeder. De tilbyr en webbasert tjeneste med fokus på elektronisk innsamling av dokumentasjon og dokumentasjonskontroll bakover i verdikjeden.

– Løsningen baserer seg på åpen bruk av informasjon. Informasjonen må flyte mer og mer åpent, ellers blir det kostnads og tidskrevende, sier CEO i Factlines, Ole-Henning Fredriksen.

Matskandaler

De var tidlig ute med matvaresporbarhet. Mange skandaler kunne ifølge Fredriksen vært unngått om man hadde hatt et godt system for informasjonsutveksling.

– Hittil har det vært for tungvint å sørge for at informasjon flyter fritt i leverandørkjedene. Dette er en skyløsning hvor man henter dataene der de residerer, på en sikker måte, sier han.

Da de begynte med disse løsningene i 2000 brukte man kanskje tre måneder på å skrive en integrasjonsløsning. I dag settes dette opp på et kvarter.

– 7000 varelinjer kan importeres på 15 minutter. Så det er slike muligheter som gjør at man kommer videre, sier han.

LinkedIn for produkter

Factlines er en skyløsning hvor man kan informasjon hvor enn du befinner deg i verden, nesten som en LinkedIn for produkter. Her kan eierne legge inn data og dokumenter selskapet trenger og systemet vil signalisere når dokumentene ikke lenger er gyldige.

Systemet er basert på at man trekker inn data i stedet for at du må finne den selv. Hver bruker av produktet eier informasjonen. Matvarekjeder kan for eksempel spare masse på å bruke dette systemet.

Stadig flere krav

Myndighetene krever stadig mer sporing, og nye regelverk kommer hele tiden.

– De bedriftene som deltar i lange verdikjeder må venne seg til åpenhet, at man i større grad må utveksle informasjon. I dag er dette fullt mulig, og blir stadig lettere, sier Fredriksen.

Compliance (samsvar) industrien i dag er ifølge Fredriksen preget av at det er veldig mange aktører, ikke minst NGOer. Derfor er det viktig å harmonisere og dele informasjon.

– Man må sikre leverandørene gjenbruk av informasjonen de gir til en kunde og utveksle informasjon for å vise at det er i samsvar med regelverket. Det blir feil å holde på informasjonen selv, sier han.

Transparent leverandørkjede

Tanken er at leverandørene kan dele og gjenbruke informasjon med andre i systemet, noe som både forenkler og øker informasjonsaktivitetene.

Helse sørøst er en stor kunde for Factlines, og de bruker systemet blant annet til leverandøroppfølging og sporing av produkter.

– Det er utrolig kort vei til for eksempel transportinformasjon, sier COB i Faclines, Knut Jørstad.

– Informasjonsutveksling forenkles radikalt med denne typen system, både når det gjelder oppfølging av leverandører og revisjoner, sier han.