Fiktivt case – en guide til kartlegging.

Mange spør oss hvordan man rent praktisk gjennomfører en kartlegging effektivt. Hvordan man følger opp etterpå er også et spørsmål vi hører ofte. I dette caset om en fiktiv elektronikk leverandør som vil inn i den offentlige sektor blir du klokere på begge deler.

Et tapt anbud verdt millioner
Safe EL er fiktiv aktør i det private markedet. Etter gode resultater på privatmarkedet, tar de neste skritt. Nå er det på tide å prøve seg i det offentlige markedet, og de leverer inn et konkurransedyktig tilbud på en kontrakt verdt mange millioner. Mulighetene burde være gode.

Men de får den ikke.

Evalueringen viser at det er ingenting å si på prisen, men innkjøper kunne ikke tildele kontrakten til Safe EL da de ikke kunne redegjøre godt nok for hvordan de ivaretar etiske og samfunnsmessige forhold i i leverandørkjeden sin. Safe EL tar den tapte kontrakt som viktig læring, og skjønner at de må foreta seg noe.

Safe EL er i en svært risikoutsatt bransje når det gjelder brudd på ILO’s kjernekonvensjoner. Media forteller om barnearbeid og slavelignende forhold hvor handelen finansierer opprørsgrupper og gir næring til pågående konflikter. Safe EL vet at dette er ting som foregår, men har hatt vanskelig for å se hvilken rolle de kan ha i å løse store, globale problemer. De har signert Code of Conducts fra private kunder, men ikke brukt tid på å forholde seg til kravene de blir stilt. Nå er det på tide med forandring. Men hvordan?

De går i gang med å hente dokumentasjon inn fra leverandører, og løper fort pannen mot muren. Det er tidskrevende å få svar, vanskelig å analysere, og uklart hvordan de skal gå veien videre.En kunde anbefaler dem Factlines, og de inngår en avtale om produktet Sustainable Procurement.

“Vi har jo mer enn hundre leverandører! Hvordan skal vi effektivt få sjekket og fulgt opp alle sammen? Det har vi ikke tid til.”Safe ELs direktør

Digital effektivisering og god hjelp fra Factlines
Sustainable Procurement innebærer at Factlines står for oppfølgingen av leverandørene. Alt Safe EL skal gjøre, er i prinsippet å komme med leverandørlisten og ta stilling til rammene for oppfølgingen.

1)  Oppstartsmøtet med Factlines varer i knappe to timer.  Der får Safe EL en grundig innføring i Factlines og hvordan systemet fungerer. Vi gjennomgår egenrapporteringsskjemaet og behov for ekstra spørsmål.

2) Leverandørlisten etablerer vi ut basert på størst volum og høyest risiko. Med en godkjent leverandørliste på plass kan Factlines team starte oppfølgingen. Safe EL har en profil på Factlines digitale plattform, og kan følge undersøkelsen som de ønsker.

3) Undersøkelsen: Safe EL sender en mail til alle utvalgte leverandærer et par dager før undersøkelsen går i gang. Factlines kom med et forslag, og det tilpasser Safe EL sånn at det passer dem. Denne enkle mailen bidrar til å styrke responsraten, og gjør at leverandørene forstår at dette er noe Safe EL tar på alvor.

Resten av leverandørundersøkelsen tar Factlines seg av. Prosjektlederen følger opp leverandører, gir support og har dialog med Safe EL underveis. De fokuserer sammen på å få inn nøkkelleverandørene. Leverandørene får en egen profil på Factlines, og kan gjenbruke svarene i neste runde. Det sparer alle for tid.

Oppfølging løfter alle
I Factlines kan Safe EL med få klikk finne alle resultater fra undersøkelsen og se nettverket sitt. Det er enkelt og alltid oppdatert. I rapportmøtet med Factlines gjennomgår de undersøkelsesrapporten og drøfter forslag til hvordan de kan prioritere innsatsen videre.

Kartleggingen av leverandører avdekker forskjellige forhold, Safe EL beslutter seg for å følge opp på. Noen leverandører ligger i Europa, men sourcer fra høyrisikoland. Det gir røde flagg og dialog om rutiner for risikovurderinger. Flere erklærer at de ikke har rutiner på plass for oppfølging av egne leverandører. Mange av leverandørene svarte vet ikke på viktige spørsmål knyttet til produksjonen. Safe EL vurderer at dette signaliserer ærlighet og er et godt tegn. De velger å ta kontakt for dokumentasjon og dialog, og gjennomgår resultatene med leverandøren til neste review. De blir enige om utvikling og forbedringer. Det styrker dem begge.

Videre vil Safe EL stille tydeligere krav til leverandørene for å øke bevissthet om risiko og for å stimulere til forbedringer i leverandørkjeden. De vil også spørre inn til sertifiseringer som kan bidra til å redusere risikoen i kjeden. De lager en prioritert handlingsplan for hvem og hvordan de vil følge opp, både i forhold til risiko og muligheter.

Compliance med krav til oppfølging

Nå har Safe EL tatt de første, viktige skrittene i retning ansvarlig leverandørstyring. De har etablert en rutine for leverandørevaluering og oppfølging som inkluderer egenrapportering fra leverandører, risikoanalyse og oppfølging. Det gjør dem klare til å delta i neste anbudsrunde. Men enda viktigere – de står med en bedre forretning.